Almacén

Control de almacén


Una de las mayores optimizaciones que se pueden realizar en una empresa es la buena gestión de almacén.
¿Sabes exactamente que existencias tiene tu almacén?
¿Puedes localizar fácilmente tus artículos?

Conocer exactamente lo que tienes en el almacén, tiene un gran impacto económico en la empresa. Las roturas de stock por inventarios erróneos son un problema común y representan en ocasiones la perdida directamente de la venta del producto, ocasionando una imagen poco profesional frente al cliente y en muchas perdiéndolo por sustituir tu producto por otra marca. En otras ocasiones para poder proporcionar el servicio al cliente, se pide al proveedor con demasiada frecuencia el producto de manera urgente, lo cual encarece el transporte y reduce drásticamente el beneficio de la empresa.

El método en el que almacenas es de vital importancia a fin de evitar estas roturas, pero también para preservar del deterioro de la mercancía.

Lo primero que debemos verificar es la ubicación de los artículos. Para ello deberías de haberlos codificado y asignar a tus activos unos códigos de ubicación y de producto, de esta forma podrás identificar cada uno en un emplazamiento del almacén.

Si no tienes catalogada la mercancía por orden de importancia, es el momento de hacerlo, como mínimo se recomiendan tres clasificaciones básicas ABC, siendo los de más valor A y los menos los C. El criterio para determinar la clasificación es ajustable a cada empresa, existen empresa donde por ejemplo pueden ser los productos más caros, los de mayor rotación o los que más cueste conseguir en tiempo, y en la mayoría de los casos se utiliza una combinación de todas ellos proporcionando una visión más integral. Como herramienta necesitaras un programa informático de gestión, utilizando el más adecuado para tu empresa y sector.

Tendrás que hacer inventario por lo menos una vez al año. Hacer un recuento anual de las existencias físicas reales, supervisar producto a producto, referencia a referencia, número de unidades que tienes de cada mercancía, etc…
La finalidad es conocer nuestro activo, las existencias reales mediante la comparación con las cifras que tenemos en los libros con lo que hay en el almacén, calculando su valor y la calidad de las mismas. Normalmente, las existencias se valoran a precio de coste. Pero si el producto caduca, queda desfasado o descatalogado, la valoración que constaba en tus libros ya no es válida. Cuanto más ligado esté el producto a la nueva tecnología o a la moda mayor necesidad de actualización.
Uno de los inconvenientes de los inventarios, es que la empresa debe interrumpir sus actividades de almacenamiento, paralizando las entradas y salidas mientras dure el recuento.
Por ello una forma de no parar la actividad del almacén, es planificarlos y hacerlos cíclicamente. Así en lugar de hacer uno al año, podrías hacerlos cada dos semanas, cada mes o mes y medio (según el almacén- mercancía), en el inventario cíclico se hace el recuento de un determinado número de referencias y cuando finalice el año se habrá hecho un recuento total. Pero ten en cuenta que para hacer inventarios cíclicos tiene que haber una perfecta catalogación de los artículos, divididos o subdivididos por familias, con su referencia correspondiente y su lugar de ubicación.

Si después de hacer el inventario los desajustes son graves, lo más recomendable sería hacer un histórico de los movimientos de entrada y salida para poder detectar, posibles fallos en el registro.

Recuerda un inventario es un sistema de control y contra más preciso sea, mucho mejor.

En las empresas realizar un inventario es algo que se percibe como algo pesado, lleno de jornadas largas y que rompe la rutina profesional. En ocasiones en un intento de agilizar este proceso otros departamentos no habituados a la gestión y catalogación de mercancía suelen ir a ayudar hacer el inventario, provocando más inconvenientes que ventajas y haciendo que el recuento tenga que volver a realizarse. Por ello en muchos casos es más rentable contratar una empresa externa de confianza que periódicamente realice el inventario y/o los audite e introduzca mejoras en las técnicas de almacenaje

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